事務作業や雑務は
裏方のプロにお任せを

「オンライン秘書サービス」のホームページにお越しくださり、ありがとうございます。

当サービスでは、フリーランスや起業家の方々が本来の業務に集中できるよう、事務作業や雑務を一手に引き受けます。

あなたは今、次のようなお悩みを抱えていませんか？

これらを解決すべく、当サービスではあなたの事務作業をサポート。

顧客対応、売上管理や会員サイト更新、SNS運用などを一手に担います。

業務外の事務作業や雑務を外部に委託することで、

• 売上が上がる
• 次の事業展開を考える時間を捻出できる
• 家族との時間や自分の時間を確保できる
• お客さまからの信頼を今以上に得られる

そんな未来が実現するでしょう。

基本的にはオンラインでのサポートが中心となりますが、状況に応じて、現場のお手伝いをすることもあります。

「事務作業に時間を取られ、やりたいことができない」
「やらなければならないことが多すぎて、せっかくのアイデアをかたちにできない」
「事務作業を外注し、次のステップにつなげたい」

そんなあなたにぜひ、ご一読いただければと思います。

 

キャリア10年の営業マンがオンライン秘書になるまで

終電で帰宅後、事務作業。仕事に追われて寝る時間もとれない日々

こんにちは。

オンライン秘書の西原 あやこです。

まだまだ「オンライン化」の先駆けであった、2018年にオンライン秘書サービスを開始しました。

副業でのスタートでしたが、2020年の9月に独立。

個人経営の企業を中心に、18社のクライアントの売上アップに貢献してきました。

現在は秘書チームを立ち上げ、チームメンバーと共にクライアントのバックオフィス業務をサポートしています。

わたしはもともと、Webコンテンツの営業マンとして上場企業に10年間勤務していました。

お客さまのもとを訪ね、Webコンテンツに情報を掲載していただけないかを提案する日々。

その傍ら、資料作りやWebサイトの更新などの雑務を、すべて自分でこなしていました。

あの頃は朝8時に出勤して、帰りは終電。

しかも帰宅後に、依頼されたデータの入力やホームページの更新など、山積みの事務作業に着手。

寝ることもままなりませんでした。

深夜まで働いているので、疲労と眠気からミスも多くなります。

お客さまに依頼されたスピード感では、到底仕事をこなせず、お叱りの電話を受けてしまうこともしばしば。

謝罪しているうちに次の商談に遅れ、またクレームが入って上司に叱られ…。

そんな悪循環の中、あの頃はただただ時間と作業に追われるばかり。

「事務作業を効率化する」という発想すら持てず、目の前の仕事にひたすら追われていました。

 

事務スタッフの登場で負担が激減。その感動が、今の仕事の基礎に

そんなある日、案件がいよいよ増えてきたタイミングで、ついに会社が事務作業のサポートスタッフをつけてくれることに！

これが、後に「オンライン秘書サービス」を提供するきっかけとなりました。

事務のサポートスタッフがついて、これまでの日々が一転。

ひとことで言えば、とにかく仕事がよく回るようになりました。

データ入力をはじめ、細かい事務作業をすべて巻き取ってもらえたことで負担が大幅に軽減。

具体的には、

• Webページの更新やデータ入力を依頼でき、空いた時間を商談に回せた
• クライアントへの提案資料をブラッシュアップできた
• 事務作業が早く完了することで、クライアントからの信頼も積み重なった

今までは大量の事務作業にあたふたしていましたが、サポートスタッフに依頼できるようになり、余裕が生まれたのです。

親しいクライアントから「なぜ、もっと早くサポートスタッフにお願いしなかったんだ」と言われるほど、目に見えて業務効率が上がっていきました。

事務作業は誰でもできる作業ではありますが、いざ自分でやるとなれば途方もなく大変。

わたしにとってサポートスタッフの存在は、本当に大きなものでした。

 

事務作業を依頼する側とされる側、両方を経験したから得られた武器

ちょうどその頃、共通の知人からこんな声をかけられます。

「リラクゼーションサロンの女性オーナーさまが、事務作業のことで悩んでいるらしい。西原さんなら得意そうだから、単発でお願いできないか？」

事務作業をサポートしてくれる存在のありがたさを身を持って知っていたわたしは、その女性オーナーを助けたくなりました。

「お試しとしてやってみようか」と、副業として引き受けることに。

こうしてわたしは、事務作業を「依頼される側」になったのです。

当時のご依頼内容は、アンケート用紙200枚ほどのデータ入力。

実際お手伝いをしてみて、わかったことがありました。

それは、今までの経験を駆使すれば、事務作業を高いレベルでサポートできるということです。

たとえば、わたしは依頼に関する時間管理が得意でした。

雑務を頼む側は「5分、10分あればできるだろう」といった感覚で依頼しがちなんです。

しかし、わたしは「この仕事は30分以上かかってしまう」など、時間ベースでの事実を自然と把握できました。

さらに、相手のお悩みを汲み取って「こういったことにも困っていませんか？」と提案できる自分にも気づきます。

相手が何をしたいのかを、自然と予想できる。

いつの間にか、そんな「汲み取り力」が身についていたようです。

自分で事務作業をやっていた経験、そして、サポートスタッフに事務作業を依頼していた経験。

2つの立場での経験が、初めて活きたのです。

おかげで依頼主のサロンオーナーさまにもご満足いただけて、

• 「紙ベースのまま放置していたアンケート用紙が、ようやく目に見えるかたちになった」
• 「次に何をすればよいかアイデアが浮かんでくるようになった」
• 「雑務をやりたくなかったから助かった」

と、喜びの声をいただきました。

事務作業の代行は誰でもできそうな仕事に見えます。

しかし思いの外「聞く力」や「かたちにする力」「クライアントでさえ分かっていない細かなことを引き出す力」が重要な仕事。

これまでの自分の経験を、存分に活かせると思いました。

こうしてわたしは、「オンライン秘書」というサービスを提供しはじめたのです。

 

オンライン秘書サービスの誕生

オンライン秘書の仕事の経験を、少しずつ積み上げる中で、やりがいを見い出すようになりました。

事務作業を代行することで、クライアントの負担を減らすと同時に、心と時間の余裕をご提供できる。

お客さまとのやりとりの中で、「こんなにも喜んでもらえるんだな」と実感したからです。

事務作業に悩んでいる方はもっとたくさんいるはず。

経営者やフリーランスなど、事務作業に追われて困っている方をサポートしたい。

お悩みを汲み取り、わたしの経験を活かして支えたい。

そんな使命感でわたしは、2020年9月に、オンライン秘書として独立しました。

今では、

「お悩みを汲み取りながら自走して進めてくれるので、お客さまに迷惑をかけずに済んだ」

「ひとりだとどうしたらよいかわからなかったので、安心感が生まれた」

などの感謝のお言葉を、たくさんいただく日々。

本当に嬉しく思いながら、何社ものサポートを続けています。

 

あなたが事務作業を効率化できない理由

あなたは今、過去のわたしのように仕事と事務作業をひとりでこなそうとしていませんか？

あるいはプロではない人に事務作業を依頼し、納得できるかたちにならずお困りではありませんか？。

実際に、どれだけ忙しくても自分で事務作業を行っている方や、ご自身の生徒さん・きょうだいなど、身近な人に事務作業を依頼している方が、たくさんいらっしゃいます。

しかし、自分ひとりでできることには限界があります。

そして身近な人に依頼しても、多くの場合彼らは事務のプロではないから、なかなか思うようにはいきません。

「言われたことしかやってくれない」「指示通りにやってくれるけれど、イメージしたものと違う」という結果になりがちです。

つまり、あなたのお悩みが解決されない根本的な原因は、まず、人に頼っていないこと。

もしくは「プロではない人」に任せていることです。

プロに任せれば「指示以上の成果」を期待できます。

わたしはプロとして丁寧かつ迅速な返信にこだわっています。

特にクライアントのお客さまから届く連絡への返信は、大事な顧客対応業務。

返事の早さに驚かれることが多いのですが、特殊なことをしているわけではありません。

返信のテンプレートを事前に準備できているので、素早い対応ができるのです。

このように、事務作業をプロに頼むだけで業務を予想以上に効率化できます。

もしかすると今あなたは、講座やレッスンなどの仕事を終えたあと、疲れた中で事務作業をやっているかもしれません。

寝食を惜しんで事務作業に勤しんでいるかもしれません。

もしそうなら、わたしは「人に頼ることは、悪ではありませんよ」とお伝えしたいです。

「誰かに頼る」という発想を持つことで、苦しい状況が一変します。

そして頼るならぜひ、プロに任せてください。

 

事務作業・顧客対応はプロにお任せ！時間捻出と売上アップへ

これらを踏まえ、当サービスでは、事務作業、顧客対応などを一手に引き受け、あなたのビジネスをサポートいたします。

それによって、以下のような変化を感じられます。

• お客さまと向き合う時間ができる
• 自分の時間を捻出でき、やりたいことや考えることに時間を使える
• 本業に集中できて売上アップにつながる

1～3ヶ月ほどで作業を引き継ぎます、業務の効率化をたちまち実感できるでしょう。

 

お客様の声

「自分のやるべきことに使える時間が増えました」城間 百合江さま

「導入してからは「時間」と「心強い相方」を得られました」木野村 朱美さま

「ストレスが軽減。もっと早く依頼すればよかった」ぱっち社長

「さまざまなことを想定し、必要な準備を段取りしてくれて感謝」（Yさま）

「オンライン秘書サービス」が選ばれる理由

①元営業マンだからこその“汲み取り力”

わたしには営業マンとしての勤務経験が10年あります。

加えて、オンライン秘書としての経験は5年以上。

さらに15年間、Web業界に携わっていることになります。

その経験からクライアントが伝えたいことを汲み取る力が身につきました。

たとえ言葉にならないような漠然としたご要望でも、会話の中でしっかりと理解していきます。

だから「何をどう発注したらよいかわからない」という状態でも問題ありません。

まずはご依頼いただき、お話をお伺いできればと思います。

 

②どのような依頼にも、チームで対応

わたしは現在、4名のメンバーからなるオンライン秘書のチームを立ち上げています（2023年2月時点）。

そのため、幅広いジャンルに強みがあります。

たとえわたしが苦手とする仕事でも、チーム内の得意なメンバーに引き継いで対応可能。

さまざまな依頼を幅広く受け付けておりますので、ぜひご相談ください。

チーム制なので、作業量が多い場合も、お引き受け可能です。

 

③オンライン集客に関するサポートも可能

わたしはWebプロモーションの技術に長けた会社に、5年間携わってきました。

そのため、集客のためのノウハウを熟知しています。

加えてわたし自身、SNSで情報を発信し続けています。

SNS集客をしたい方をサポートできるのも、当サービスの強みです。

 

④コミュニティをやりたい方へのサポートも

オンライン秘書のコミュニティを持つわたしは、250名のメンバーが在籍するコミュニティを運営しています。

もしコミュニティを運営したいとご希望の企業があれば、サポート可能です。

 

⑤お客さまにご迷惑をかけないスピード感

わたしのサービスで特にクライアントから喜ばれるのは、顧客対応・顧客管理の早さです。

土日も休まず稼働。お客さまにご迷惑をおかけしないスピードで、対応しています。

「悪いんだけど、これもできる？」といった急なご依頼にもお応えできるので、どうか安心してご相談ください。

 

サービス内容・料金

ご要望に応じてさまざまな業務を代行いたします。

ご依頼内容によって料金は異なりますので、まずはお気軽にご相談ください。

※お支払い方法：銀行振込

 

お申込み・問い合わせからの流れ

①LINEにて無料相談

お気軽に「オンライン秘書に興味あります」「バックオフィスについて相談したいです」とご連絡ください。

②無料相談

バックオフィスでのお悩みをお聞かせください。

③無料相談後、ご契約

ご契約後に初回ヒアリングを行います。

④業務開始

業務開始の日程をご相談させていただき、業務スタートとなります。

 

よくある質問

Q.初回ヒアリングではどのようなことをお伝えすれば良いですか？

A.「今、業務で困っていること」「これから手放したいこと」「やりたいと思っているけど、手が付けられずにいること」などをお伺いさせてください

 

Q.とにかく忙しくて、何から依頼すればいいのかわからず困っています。

A.初回のヒアリングでは業務内容の整理からさせていただきます。お伺いした業務の中から、サポート内容をご提案いたします。

 

Q.オフラインでの業務も依頼したいのですが

A.ご対応可能な業務もございます。
セミナーや講演会運営サポートはオフラインにて対応できる場合もございます。詳細はお問い合わせください。

 

Q.頼みたい仕事がたくさんあるのですが、秘書さんがキャパオーバーにならないか心配です。

A.チームで対応いたしますので、柔軟に対応させていただきます。

 

Q.期間限定でご依頼することも可能でしょうか

A.はい、可能です。詳細はお問い合わせください。

 

最後に

ここまで読んでくださり、本当にありがとうございます。

改めまして、オンライン秘書の西原 あやこです。

わたしのクライアントの多くは、個人や中小企業の社長さまたち。

オンライン秘書の仕事を通して、これまで数多くの喜びや感動を味わいました。

たとえば、3年間携わっているWebプロモーションの会社。

過去にご縁があり一度お会いしていたのですが、その後、Twitterでわたしの発信を見ていてくれて、こう声をかけてくれました。

「ぜひ、オンライン秘書としてサポートいただけませんか？」

これが、お付き合いの始まりでした。

ゼロからサポートさせていただく中で、お客さまから喜んでいただけるだけでなく、Webプロモーションやディレクションのノウハウを身につけることもできました。

本当に感謝してもしきれません。

また、副業時代からサポートさせていただいている治療家の方とも、たくさんの貴重な経験をしてきました。

その方は、思考を変えて身体を整える「アレクサンダーテクニーク」という特殊な施術を行なっているのですが、コロナ禍で客足が遠のき、対面での仕事ができない事態に。

そこで、仕事をオンライン化するお手伝いをさせていただきました。

大幅な改定を加え、オンライン上でも問題なく施術ができるように整備。

成功し、今や年商1000万円まで、事業を大きく躍進させています。

そのときにいただいたのが「西原さんがいなかったらできなかった」とのお言葉。

そのクライアントとは、別の困難も乗り越えてきました。

あるとき、ご家族が体調不良に。

クライアントの事業がストップしかねない状況に直面したのです。

そのときはわたしが代理で、クライアントのお客さまと連絡をとり、なんとか事業を止めずに済みました。

迅速な対応を感謝されたときは、自信がつきました。

このように、わたしのサポートによってお客さまがプロジェクトを目標通りに達成できた瞬間。

クライアントの大切なお客さまのために、対応できた瞬間。

この仕事をしていてよかったな、と思います。

• 「自分の事業をよくしていきたい」
• 「サービスの認知度を高めたい」

オンライン秘書は、そんな意欲のある方のバックオフィスを支える、ビジネスパートナーです。

事務作業を外注化すると、予想以上の時間を捻出できるはずです。

捻出した時間で事業の拡大に力を入れられますし、家族や自分のための時間も作れるでしょう。

どうか、プロに頼ることを恐れないでください。

あなたの思いを誰よりも汲み取りながら、オンライン秘書として事業を支えます。

ぜひ、一緒に事業の飛躍を目指していきませんか？

あなたからのご相談を、楽しみにお待ちしております。

オンライン秘書サービス・西原 あやこ